Les entreprises se préparent activement à la réforme de la facturation électronique qui arrive à grands pas. Cette transition, qui touche toutes les entreprises assujetties à la TVA, impose de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) adéquate. Découvrons ensemble les fonctionnalités clés à considérer pour faire le bon choix.
Gestion des factures électroniques
Émission et réception de factures
Le cœur d’une plateforme PDP est sa capacité à gérer l’émission et la réception des factures électroniques. Cette fonctionnalité doit assurer une transmission sécurisée des données entre les clients et les fournisseurs, et garantir une conformité complète avec les normes fiscales en vigueur.
Traitement automatisé des données
Automatiser le traitement des données est essentiel pour gagner en efficacité. La plateforme choisie grâce à un comparatif des différents plateformes pdp qui existent doit être capable de lire, traiter et classer les informations de chaque facture de manière rapide et précise, réduisant ainsi le risque d’erreurs et accélérant le processus de facturation.
Conformité fiscale et tva
Assurer la conformité fiscale est une priorité incontournable. La plateforme PDP choisie doit être approuvée par l’administration fiscale et garantir que toutes les factures respectent les réglementations en matière de TVA. Elle doit également être capable de s’adapter aux évolutions légales, notamment celles attendues pour 2026 et 2027.
Dématérialisation des documents
Stockage sécurisé des factures
La sécurité des données est un critère de choix fondamental. Une bonne plateforme PDP doit proposer des solutions de stockage sécurisé, garantissant que les factures électroniques sont protégées contre la perte et les accès non autorisés.
Accès simplifié pour les clients et fournisseurs
Faciliter l’accès à la plateforme pour les clients et les fournisseurs est indispensable. Les utilisateurs doivent pouvoir consulter et télécharger facilement les factures électroniques, améliorant ainsi la fluidité des échanges et la collaboration.
Intégration avec d’autres systèmes
Une intégration harmonieuse avec les systèmes existants, tels que les ERP ou les logiciels de gestion commerciale, est cruciale. Cela permet d’optimiser les flux d’informations et d’assurer une continuité dans le traitement des données comptables.
Processus d’automatisation
Flux de travail optimisés
La plateforme doit proposer des fonctionnalités d’automatisation des flux de travail pour réduire les tâches manuelles répétitives. Cela inclut la gestion des validations et le suivi des paiements, rendant le processus plus rapide et plus efficient.
Suivi en temps réel des factures
Un suivi en temps réel permet de connaître à tout moment l’état d’une facture. Les tableaux de bord interactifs offrent une visibilité accrue et aident à prévenir les retards de paiement en alertant les utilisateurs en cas de problème.
Reporting et analyses de données
Les capacités de reporting et d’analyse de données sont essentielles pour prendre des décisions éclairées. La plateforme doit fournir des rapports détaillés et personnalisables pour suivre les performances financières et optimiser la gestion de la trésorerie.
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Émission et réception de factures | Transmettre en toute sécurité les factures électroniques entre clients et fournisseurs. |
| Traitement automatisé des données | Réduire les erreurs et accélérer le processus grâce à l’automatisation. |
| Conformité fiscale et TVA | Assurer que toutes les factures respectent les réglementations fiscales actuelles. |
| Stockage sécurisé | Protéger les factures électroniques contre la perte et l’accès non autorisé. |
| Accès simplifié | Faciliter l’accès pour les clients et fournisseurs. |
| Intégration système | Assurer une intégration fluide avec les logiciels existants. |
| Flux de travail optimisés | Automatiser les tâches répétitives pour une plus grande efficacité. |
| Suivi en temps réel | Offrir visibilité et alerte en cas de retard dans le traitement des factures. |
| Reporting et analyses | Fournir des rapports détaillés pour une meilleure gestion financière. |
Support et formation
Assistance technique
Un bon support technique est indispensable pour résoudre rapidement les problèmes et minimiser les interruptions de service. La plateforme doit offrir un service client réactif et des ressources d’aide accessibles.
Ressources de formation disponibles
La disponibilité de formations et de ressources pédagogiques peut accélérer l’adoption de la plateforme par les équipes. Des formations en ligne et des supports d’apprentissage permettent aux utilisateurs de se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités rapidement et efficacement.
Mise à jour et évolution de la plateforme
La technologie évolue rapidement, et la plateforme choisie doit évoluer avec elle. Il est crucial qu’elle propose des mises à jour régulières pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et rester conforme aux exigences légales, telles que celles de la réforme de la facturation électronique. Pour conclure, choisir une plateforme de dématérialisation appropriée est un investissement majeur pour toute entreprise. Il est essentiel de s’assurer que la solution choisie répond à vos besoins spécifiques en matière de gestion des factures, de conformité fiscale, et d’intégration des systèmes.
